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Conformément à la convention attributive d’aide européenne de l’opération et son annexe 2 « Obligations du bénéficiaire au titre du contrôle de service fait », cette demande de paiement doit :
- Être cohérente avec l’échéancier prévisionnel de dépenses précisées dans l’annexe 1 de la convention,
- Présenter des dépenses acquittées dans la période d’éligibilité des dépenses fixée par la convention (article 3.2), dans le cas contraire, elles seront réputées inéligibles,
- Présenter les justificatifs de dépenses (ex : billets de train, convocations aux événements, etc.) réalisés dans la période d’éligibilité des dépenses fixée par la convention (article 3.2),
- Etre transmise au Service instructeur dans le délai de transmission des pièces fixé par la convention (article 3.2). Passé ce délai, les pièces ne seront pas prises en compte pour le contrôle de service fait (CSF) réalisé par le service instructeur.
Que doit contenir votre demande de paiement ?
Pour la demande de paiement intermédiaire :
- le dossier de demande de paiement, complété et signé par le représentant légal de l’opération ;
- l’état récapitulatif des dépenses acquittées qui doit impérativement être daté, signé et cacheté par le représentant légal de l’opération ET certifié exact par un tiers (expert comptables, commissaires aux comptes, comptable public…) ;
- les pièces justificatives des dépenses (factures, bulletins de salaire…) ;
- les preuves de l’acquittement des dépenses (certification sur l’état récapitulatif, mention de l’acquittement portée sur les factures par le fournisseur, relevés bancaires…).
- les nouvelles pièces de commande publique non transmises à ce stade (pièces marchés selon le plan de classement dédié, avenants au marché, etc.)
- les preuves du respect de l’obligation des règles de la publicité européenne
Pour la demande de paiement du solde :
- les pièces susmentionnées,
- le bilan d’exécution du projet (descriptif des actions réalisées, et pièces prouvant la réalité de l’opération) ;
- le renseignement des indicateurs du dossier de demande initial, avec les valeurs atteintes à la fin de la réalisation de l’opération ;
- l’état récapitulatif des cofinancements encaissés reprenant toutes les ressources perçues (celles prévues dans la demande et les nouvelles, le cas échéant) à la fin de la réalisation de l’opération.
- les nouvelles pièces de commande publique non transmises à ce stade (avenants au marché)
- les preuves du respect de l’obligation des règles de la publicité européenne (l’absence de preuve de publicité ou la publicité non-conforme au moment de la demande de solde peut faire l’objet d’une demande de reversement total ou partiel de la subvention (article 7 et 10 de la convention)).
Comment déposer votre demande de paiement ?
- Par voie dématérialisée sur le portail E-synergie. L’ensemble des pièces et informations nécessaires au dépôt de la demande de paiement sont disponibles directement sur le portail. Les renseignements et les pièces justificatives ci-dessus sont à joindre directement. (les pièces originales sont à conserver et doivent être communicables sur simple demande).
Besoin d’aide? Télécharger le guide de saisie E-Synergie ici
- Par voie postale (uniquement pour le PO Nord Pas-de-Calais) à l’adresse du service instructeur en charge du suivi de la demande (la liste des services instructeurs du PO Nord Pas-de-Calais est consultable sur le DOMO PO FEDER-FSE-IEJ p. 200). Le modèle des pièces justificatives à fournir est téléchargeable ci-dessous.
Comment est traitée votre demande de paiement ?
Les demandes de paiement sont transmises au service instructeur du dossier qui se charge d’examiner et contrôler les dépenses présentées. Ce contrôle est matérialisé par l’édition d’un « certificat de service fait » (CSF). Le CSF permet de déterminer le montant d’aide européenne à verser au bénéficiaire. Le montant de subvention est calculé sur la base des dépenses présentées par le bénéficiaire et retenues par le service instructeur au terme de son examen.
Le CSF peut également être complété par une visite sur place (VSP) de l’opération réalisée. La VSP a pour objectifs de vérifier la conformité de l’opération à la convention attributive d’aide et de vérifier la complétude du dossier unique FEDER ou FSE tenu par le bénéficiaire.
Des questions ? Contactez le référent de votre dossier ou écrivez-nous.
