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La convention entre l’Autorité de gestion du programme et le chef de file (dénomination de la convention différente en fonction des programmes)
Le secrétariat établit le document pour le compte de l’Autorité de Gestion. Il constitue l’acte juridique contraignant de l’engagement des fonds dans le projet et fixe les conditions auxquelles est soumise la contribution FEDER. Il souligne la responsabilité du chef de file concernant les dépenses du projet dans son ensemble.
Ce document est signé entre le partenaire chef de file, en tant que représentant du partenariat, et l’Autorité de Gestion du programme (ou par l’ensemble des partenaires pour le programme France-Wallonie-Flandre).
Des modèles type pour chacun des programmes sont disponibles pour information sur les sites internet des programmes.
Un exemplaire signé par l’ensemble des partenaires du projet devra avoir été remis au STC pour que le premier paiement FEDER soit effectué.
Même si le partenaire chef de file est administrativement, juridiquement et financièrement responsable pour le projet vis-à-vis de l’Autorité de Gestion, chaque partenaire doit s’engager au succès du projet et contribuer à sa mise en œuvre et sa réalisation. De plus, chaque partenaire reste responsable de la gestion financière de ses propres dépenses.
Les rôles et responsabilités des partenaires du projet sont spécifiés dans l’accord / convention de partenariat qui formalise juridiquement les liens entre les partenaires du projet et le partenaire chef de file et qui définit leur coopération mutuelle. Le partenaire chef de file doit s’assurer que la convention / accord de partenariat soit signé par l’ensemble de partenaires.
Chaque programme a établi un modèle type de convention que les partenaires doivent utiliser. Il contient le plus souvent des clauses obligatoires et une partie à mettre en œuvre par le partenariat pour spécifier les particularités liées au projet ou au partenariat.
Un conseil ?!
Si vous êtes chef de file, commencez à préparer la convention / accord de partenariat avec vos partenaires, la Direction des Affaires Juridiques et la Direction des Finances le plus en amont possible.
La convention / accord de partenariat permet également de spécifier les modalités et délais de reversement des fonds FEDER entre le chef de file et les autres partenaires du projet.
La mise en œuvre de votre projet
Les étapes de mise en œuvre
La mise en œuvre d’un projet européen implique une surcharge de travail pour les directions impliquées.
Cette surcharge est de deux niveaux :
• Pour le suivi administratif et financier du projet (la gestion financière) : les procédures européennes diffèrent souvent des dispositifs nationaux connus des équipes administratives.
• Pour l’animation, la gestion du projet / mise en œuvre opérationnelle : il est nécessaire de dégager du temps pour les agents impliqués dans le développement et le déroulement du projet, de les décharger d’une partie de leurs activités de base ou de recruter un agent dédié.
Mettez en place une organisation précise, une équipe de gestion du projet avec les personnes clairement identifiées dans le déroulement du projet. Etablissez des lettres de mission spécifiant le temps consacré au projet, la nécessité de déplacement, notamment à l’étranger (ce qui facilitera la validation des ordres de mission. Ces documents sont à produire dans les pièces justificatives des déclarations de dépenses.
Un conseil ?!
Vous devez identifier et associer le plus en amont possible les directions fonctionnelles qui seront mobilisées dans la vie du projet afin de définir les actions attendues de chacun sur des bases claires et leur permettre de s’organiser pour y répondre (identification des personnes ressources, anticipation des besoins, mise en place de procédures spécifiques).
La Direction Europe pourra vous épauler dans la mise en route fonctionnelle de votre projet.
La gestion financière
Le rapport d’avancement / la déclaration de dépenses / la demande de paiement
Deux fois par an, un rapport d’avancement du projet doit être soumis, par le chef de file, au STC du programme concerné. Il permet de mesurer l’avancement et les réalisations du projet.
Il est composé d’un rapport d’activités (avancées du projet en termes de résultats et de réalisations) et d’un rapport financier, déclaration des dépenses semestrielles.
Chaque programme a ses échéances spécifiques pour les déclarations de dépenses. Elles sont définies dans la convention d’octroi ou convention FEDER ou subsidy contract.
La déclaration de dépenses ou de créances – le circuit Région
• Collecter les justificatifs de dépenses : n’attendez pas la date d’élaboration de votre déclaration de dépenses pour mettre en place la collecte des pièces justificatives des dépenses de votre projet (fiches de paie des personnes impliquées, dépenses de restauration, de déplacement, de traduction, de communication, frais d’études, expertises…). Identifiez les personnes ressources dans les directions fonctionnelles pour la mise en place d’une automatisation de transmission des pièces justificatives.
• Limitez-vous à déclarer des dépenses facilement justifiables :
- Frais de déplacement et frais de personnel – DRH
- Billetterie / restauration / hébergement / traduction – DML
- Communication – COM
Comme expliqué précédemment, les frais de téléphonie, d’électricité, de locaux sont à écarter car ils trop difficiles à justifier.
La Direction Europe peut venir en appui pour l’élaboration de la procédure de transmission des pièces justificatives et l’élaboration de votre tableau récapitulatif des dépenses selon les rubriques demandées par la Paierie.
• Renseigner le tableau récapitulatif des dépenses (et recettes) effectuées dans le cadre du projet, semestriellement, sur la base des documents collectés et des règles d’éligibilité et des documents spécifiques à chaque programme.
• Transmettre à la Paierie le tableau récapitulatif pour certifier la validité de ces dépenses sur la période.
• Établir la déclaration de dépenses ou créance, après certification par le Payeur. Finalisée par la direction concernée par le projet, elle est signée par le directeur pour transmission avec la totalité des pièces justificatives au contrôleur de premier niveau labellisé par la Direction Europe.
• Faire réaliser le contrôle de premier niveau (ou service fait) réalisé à la Direction Europe, production d’un certificat de contrôle qui sera transmis avec le rapport d’avancement au partenariat chef de file pour consolidation.
Si vous êtes chef de file, vous devez centraliser l’ensemble des rapports d’avancement des partenaires du projet contrôlés par un contrôleur de premier niveau puis consolider l’ensemble de ces rapports dans un rapport d’avancement du projet que vous transmettrez au STC après vérification par votre contrôleur de premier niveau, de la Direction Europe.
La mise en œuvre opérationnelle
Sur ce point, peu d’éléments de conseil à vous apporter, c’est VOUS qui avez la connaissance et la maîtrise du fond de votre projet, un point de vigilance toutefois : la communication du projet.
Il existe une attente très forte des instances européennes sur ce point. Chaque projet doit se conformer aux exigences européennes relatives à l’information, à la communication et à la visibilité des actions. Il est recommandé d’identifier un chargé de communication du projet responsable de la mise en place des mesures en matière d’information et de communication, le plus souvent chez le partenaire chef de file (selon la dimension du projet, cela peut-être le coordinateur du projet mais ce n’est pas une charge et une spécificité à négliger).
Le chargé de communication est responsable des relations avec les partenaires du projet, le STC ou d’autres institutions lorsqu’il s’agit de communication et de diffusion. Il est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des activités de communication (newsletter, brochures, site web…), de la coordination des actions de dissémination (conférence, événements, outils spécifiques…) et du respect et de la mise en œuvre des règles en matière de publicité des fonds européens alloués au projet. En cas de contrôle, c’est un des points systématiquement vérifiés.
